Rahasia Mengatur Waktu : Serpihan yang berserakan

Sabtu pagi, di tempat duduk berundak di tepi Lapangan Saparua -- seusai jogging keliling lapangan belasan kali -- Maruko menceritakan satu babak pertempurannya dengan waktu. Setelah berbulan-bulan mencari-cari cara menyelesaikan pekerjaannya yang menumpuk tanpa terlalu banyak lembur & masuk kerja sabtu-minggu, akhirnya dia menemukan satu lagi sebuah rahasia.

“Sebuah rahasia lagi?” tanya Shinichi Kudo dengan geli. 

Tak banyak rahasia tentang waktu yang dibongkar Maruko pada Shinichi, selain disiplin menggunakan waktu dan aturan “first thing first” yang sering diterjemahkan Maruko dengan kerjakan hal-hal yang kurang penting sekedarnya saja. Maruko menyeka peluh yang masih mengalir deras dari sela-sela rambutnya kemudian berceloteh tentang sifat “waktu luang” yang tidak pernah berkumpul pada satu saat.

“Waktu yang tersedia selalu berserakan di sepanjang hari, dan selama ini aku mengingkari kenyataan itu” kata Maruko dengan serius. 

Maruko selalu berpandangan pekerjaan besar membutuhkan waktu yang panjang dan tak terpikir untuk menganggapnya sebagai serangkaian pekerjaan kecil-kecil. Akibatnya waktu luang kurang dari satu jam tidak dianggapnya sebagai waktu berharga untuk menyelesaikan pekerjaan. Waktu luang seperti jeda antar meeting, sesaat menjelang pulang atau waktu menjelang istirahat biasanya dibiarkan berlalu. Padahal waktu 10 – 15 menit bisa digunakan untuk entry data, review recorder, memeriksa 5 halaman laporan atau membuat daftar isi SOP.

Sebuah analisa data tahunan setebal 90 halaman dapat dikerjakan dalam 30 kali kesempatan kecil, jika setiap kesempatan berkontribusi 3 halaman. Seandainya dalam sehari terdapat 3 kesempatan kecil saja, maka pekerjaan itu dapat selesai dalam 10 hari kerja. Jauh lebih cepat dari kecepatan kerja Maruko bila mengandalkan waktu luang diatas 1 jam untuk memulai sebuah “kerja besar”, yaitu 1 bulan.

^_^

Belasan anak-anak SMU masih bermain bola di tengah lapangan bola yang dilingkari track joging yang mulai dipanggang matahari, di tepi lapangan puluhan anak lainnya bersorak-sorak memberi semangat. Maruko membuka kaleng pocari sweat, dan mereguk isinya, sementara Shinichi yang telah menamatkan 2 buah teh botol berdiri dan melangkahkan kaki untuk mengembalikan botol ke penjualnya. 

Di dalam benak Shinichi terbaca jelas, rahasia yang ditemukan Maruko sebenarnya bukan saja tentang waktu luang yang berserakan. Namun juga tentang bertambah matangnya Maruko, sehingga berani menghadapi masalah dengan cepat.

Selama ini Maruko tidak sadar bahwa dibalik kebiasaan mengerjakan sebuah pekerjaan besar hanya bila tersedia waktu luang yang panjang-- tersimpan ketakutan terhadap kenyataan yang akan dihadapi. Takut tak bisa mengerjakan, takut mengerjakan tidak sempurna, takut tak mampu mengerjakan sesuai standar atasan & harapan teman-temannya. Bahkan takut terhadap harapannya sendiri. 

Ketakutan yang membuatnya lambat menyelesaikan pekerjaan. Sebuah ketakutan yang tanpa disadari telah berhasil diatasi oleh Maruko dengan meminjam jurus yang sangat dikenal diantara para kampiun manajemen waktu, yaitu menganggap pekerjaan besarnya sebagai rangkaian pekerjaan kecil-kecil yang mudah diselesaikan. NL

TERRA INCOGNITA (2)

Agustus 2004
Bermula dari pengaduan satu pelanggan di Eropa yang mendapati kandungan bakteri bawaan pada food produk melebihi angka maksimal yang tercantum dalam sertifikat. Rinoa Enomoto sebagai supervisor pengujian mikrobiologi dianggap paling bertanggung jawab. Minggu-minggu investigasi yang harus dihadapi berakhir dengan secarik surat teguran keras dari General Manager. Pembelaan bahwa Rinoa telah mengikuti prosedur pengujian tidak dapat diterima. Selidik punya selidik, ternyata ada satu hal yang tidak diketahui Rinoa. Pertambahan jumlah bakteri pada produk non steril --- selama pengiriman lewat laut yang memakan waktu lama --- seharusnya ikut diperhitungkan. Alhasil Rinoa dianggap tidak aktif mengorek informasi dan divonis bersalah.
“Sebagai supervisor seharusnya kamu aktif bertanya dong. Jangan hanya menunggu disuapin. Masak sih semuanya harus saya beritahukan padamu” begitulah si boss yang berhasil luput dari hukuman membela diri.

Januari 2005
Pemilik belasan boneka Elmo itu dipindahkan dari Laboratorium ke Bagian Perpustakaan. Sebenarnya tak ada hubungan yang jelas antara kepindahan Rinoa dengan peristiwa itu. Namun tetap saja Rinoa merasa ditendang ke tempat dimana dirinya tak dapat berkembang. Ujung-ujungnya Rinoa jadi sering sekali bertandang ke Bandung untuk menghibur diri. Belakangan kemarahannya mereda berkat serangkaian aktifitas baru di perpustakaan yang membuatnya bersyukur dipertemukan dengan atasan baru yang penuh semangat. Setelah selesai mengganti kartu katalog dengan katalog elektronik, kemudian merampungkan data base standar pabrikasi, segera disusul dengan agenda mengumpulkan hasil-hasil penelitian & trial yang selama ini tersebar di semua divisi. Data-data tersebut kemudian dimasukkan dalam data base yang dapat diakses online via jaringan oleh semua divisi, sehingga tidak akan terjadi duplikasi penelitian.

Maret 2005
Ibu Kepala Perpustakaan berhasil mendapatkan persetujuan dana untuk membangun website. Singkatnya setelah desain website selesai dikerjakan oleh konsultan, Rinoa langsung ngebut memasukkan contentnya. Pertama dimasukkannya katalog online-nya sehingga koleksi perpustakaan dapat diakses dari seluruh dunia. Kemudian Rinoa memasukkan customer guidance untuk memperkenalkan profil dan produk-produk perusahaan, beserta tinjauan ilmiah produk dari berbagai disiplin ilmu. Tak lupa dilengkapi dengan FAQ (Frequently Asked Question) untuk membantu konsumen mengenal produk dengan cepat.

Juni 2005
Pengoleksi ribuan wallpaper & screen saver bertema kupu-kupu itu --- mulai menambahkan items-items informasi terbaru perkembangan perusahaan ke dalam situs. Bahkan Rinoa menampilkan pernik-pernik kecil, seperti ada karyawan sekolah lagi; karyawan mendapat award dari satu lembaga riset, atau salah satu laboratorium meraih sertifikasi internasional langsung dipampang di website. Akibatnya hanya dalam waktu 6 bulan perkembangan website perpustakaan telah jauh meninggalkan website resmi perusahaan yang cenderung official dan kurang update. Seiring mulai dikenalnya website oleh dunia luar, perpustakaan sering disambangi para mahasiswa pascasarjana, peneliti dan praktisi yang datang untuk mencari pustaka. Berkat bantuan mereka-lah Ibu Kepala Perpustakaan berhasil menjalin kerjasama dengan belasan universitas dan institusi riset untuk menambah koleksi perpustakaan dengan publikasi penelitian-penelitian terbaru yang relevan dengan kebutuhan perusahaan.

September 2005
Rinoa mengakui ada beberapa aktifitas yang kemajuannya kurang menggembirakan. Seperti pembatasan ketat hasil-hasil penelitian dan trial yang boleh dipublikasikan di website. Kegiatan diskusi buku yang hanya diminati segelintir orang. Usaha menarik minat karyawan untuk aktif mengunjungi perpustakaan juga dapat dikatakan belum sukses. Biasanya mereka datang hanya bila membutuhkan pustaka untuk penelitian atau membuat SOP. Mayoritas pengunjung perpustakaan justru mahasiswa pascasarjana dan peneliti yang datang dari beberapa kota besar. Toh Rinoa tidak berkecil hati --- walaupun jarang datang ke perpustakaan --- kebanyakan karyawan mengaku rajin mengakses website untuk mendapatkan informasi-informasi terbaru tentang perusahaan.

^^ ^^
Oktober 2005
Matahari pagi menyentuh kulit dengan sinarnya yang hangat, diiringi kicau burung-burung yang hinggap diatas pohon --- ketika langkah kaki Rinoa dan Shinichi bergerak meninggalkan jalan Cipaganti belok kiri ke jalan Sampurna --- untuk menuju Pasar Sederhana. Pengalaman Rinoa Enomoto mengingatkan Shinichi Kudo pada zone-zone tidak dikenal yang selama ini dia hindari, karena nampak begitu menakutkan. Boleh jadi disana menjanjikan sesuatu yang jauh melebihi dari yang pernah dibayangkan orang. NL.

Selasa malam 11 oktober 2005

Revolusi Ibu Kinemaru

Apa yang terlihat pada perlakuan ibu kandung Ryoko Kinemaru terhadap seorang sales adalah sangat mengejutkan. Waktu itu Shinichi Kudo sedang berada di rumah Ryoko --- untuk membantu menanam belasan terumbu karang segar ke dalam akuarium yang terletak di ruang tamu --- ketika seorang perempuan muda yang menenteng koper besar muncul dan mengetuk pintu dengan ragu-ragu. Ibu Kinemaru menyambutnya dengan ramah dan mempersilahkan masuk. Setelah beberapa lama berbasa-basi ternyata dia adalah seorang sales yang hendak menawarkan barang kebutuhan sehari-hari seperti sabun cuci, teh & kopi. Disamping mendengarkan dengan penuh perhatian dan sekali-sekali menanggapi perkataan sang sales, si Ibu juga menghidangkan minuman dan sederet kue-kue lebaran untuk tamunya. Akhirnya dua-tiga barang dibeli oleh Ibu Kinemaru yang biasanya lebih suka membeli barang dari pasar swalayan. Perilaku baru yang tak pernah dilihat Shinichi selama ini.

Pada saat Shinichi dan Ryoko menyelesaikan pendekorasian akuarium dengan terumbu karang warna-warni yang kini nampak melambai-lambai indah diterpa arus air, si perempuan muda telah pergi. Ibu Kinemaru melihat ke arah Shinichi dan tersenyum seraya mengatakan tak usah heran akan kebiasaan barunya.
“Sejak Ryoko jadi sales di Jakarta, Saya nggak berani lagi menolak seorang sales tanpa menemuinya terlebih dahulu. Saya tak sanggup membayangkan Ryoko diusir di depan pintu masuk oleh calon konsumennya” kata Ibu Kinemaru pendek.

^_^

Tiga tahun yang lalu, selepas mendapat predikat apoteker, Ryoko Kinemaru memutuskan untuk meniti karir di bidang marketing. Pilihannya jatuh pada produk susu formula untuk bayi di atas umur 2 tahun. Semua pengalaman sehari-hari sebagai produk sales representatif selalu diceritakan kepada Ibunya. Termasuk pengalaman-pengalaman pahit dicuekin atau diperlakukan dengan kasar oleh para calon konsumen yang merasa waktu mereka yang sangat berharga diganggu oleh kedatangan Ryoko. Penggemar ikan hias itu juga selalu bercerita secara terperinci target-target yang dipikulnya. Keberhasilan atau kegagalannya dalam memenuhi target penjualan. Juga pada saat karirnya terancam karena target tidak terpenuhi selama tiga bulan berturut-turut dan bagaimana dia bekerja keras sampai tidak mengenal hari libur untuk mengejar ketinggalannya. Pada saat itulah Ibu Kinemaru benar-benar berperan menjadi kompor yang selalu mengobarkan semangat putri kesayangannya.

Walaupun dua setengah tahun kemudian Ryoko pindah kerja ke Bagian Evaluasi Produk sebuah perusahaan jamu tradisional yang berencana melebarkan pasarnya ke negeri jiran, namun pengalaman Ryoko telah merubah ibunya. Kini Ibu Kinemaru memandang sales dengan cara yang sama sekali berbeda dengan sebelumnya. Dia dapat merasakan sulitnya meyakinkan orang-orang yang baru pertamakali bertemu agar bersedia menjadi pembeli. Bagaimana sebuah perlakuan buruk mungkin akan mematahkan semangat mereka untuk menemui calon konsumen berikutnya. Bayang-bayang wajah Ryoko yang panik dikejar target juga membuatnya mencoba mengerti bila menghadapi seorang sales yang ngotot menawarkan produknya. Meskipun Ibu Kinemaru tidak selalu membeli produk yang ditawarkan, dia berusaha untuk menjaga harga diri si sales agar tetap merasa sebagai tamu terhormat yang datang untuk sebuah keperluan penting. Menurutnya pengalaman sebagai pengobar semangat putri kandungnya, membuatnya tidak ingin menjadi si pematah semangat bagi anak orang lain.NL

07 nopember 2005

Puisi Idul Fitri-2

Hari ini,
kurendahkan diriku
kulupakan kesombonganku
kutundukkan kepalaku
lalu kududuk terpaku
di depan jendela hatimu
menanti pintu maafmu
terbuka untukku