Mempersiapkan Penerapan Sistem SDM Berbasis Kompetensi

Abah Zayn Malik  mendadak menderita Gegana, alias Gelisah, Galau dan Merana. Pasalnya dia mendengar selentingan bahwa di perusahaan akan diterapkan sistem remunerasi yang baru. Sebagai seorang Supervisor yang membawahi ratusan karyawan, dan mengemban target produksi yang tinggi, dia merasa khawatir jika pencapaian target meleset sedikit saja, maka dia dan tim-nya bisa kehilangan sejumlah bonus. Padahal kontribusi dari unit kerja yang dipimpinnya terhadap pendapatan perusahaan sangat besar, dan dia ragu besarnya kontribusi itu diperhitungkan dalam sistem yang baru.

Lain lagi dengan penyebab Gegana Mang Harry Styles. Dia mengalami masa-masa Gelisah, Galau dan Merana gara-gara mendengar bahwa sistem SDM yang baru membuat Key Perfomance Indicator (KPI) akan berperan besar mempengaruhi gaji. Sementara unit kerjanya berada di bagian hilir proses produksi. Jika ada kegagalan dari bagian hulu, dengan sendirinya KPI unit kerjanya juga bakalan ikut jeblok. Sialnya dia tidak tahu pasti apakah faktor ketergantungan itu akan diperhitungkan.

Hal lain yang menggalaukan Harry adalah jika dilakukan publikasi terbuka terhadap pengelompokan karyawan berdasar hasil penilaian kompetensi dan kinerja. Dia khawatir seandainya di antara  anak buahnya ada yang menempati zone papan bawah, si personil akan menjadi rendah diri, kehilangan semangat kerja, dan yang paling fatal tidak sanggup lagi bertemu muka dengan gebetannya.

Zayn Malik dan Harry Styles adalah dua tokoh fiktif, dan sekedar contoh kegelisahan yang mungkin timbul di antara karyawan menjelang diberlakukannya sebuah sistem baru. Sebenarnya bukan hanya berlaku untuk sistem SDM, tapi juga untuk sistem yang lain, dari mulai sistem terkait produksi, keuangan, marketing, hingga sistem auditing.

Pemicu kegalauan adalah karena mereka masih meraba-raba, dan belum mengerti dengan jelas tentang sosok makhluk yang disebut sistem SDM berbasis kompetensi. Penyebab yang lain karena mereka merasa punya banyak hal yang ingin disampaikan untuk dipertimbangkan sebagai masukan dalam sistem yang baru, tapi tidak tahu bagaimana caranya berkontribusi. Faktor berikutnya adalah kesesuaian sistem dengan kultur perusahaan. Sebuah sistem sebaiknya tidak ditelan bulat-bulat sesuai aslinya, tetapi perlu dirubah, dimodifikasi, dikurangi, atau ditambah sehingga sesuai dengan kultur perusahaan.

Pada dasarnya wajar bila sebuah sistem baru membuat sebagian orang merasa takut dan tidak nyaman. Hal-hal yang sebelumnya telah established, kini harus dirubah untuk menuju kestabilan yang baru. Sementara pekerjaan yang dijalani sehari-hari sudah cukup menyita waktu, masih harus ditambah upaya untuk menyesuaikan diri dengan sistem yang baru. Wajar bagi manusia untuk merasa gelisah saat ditarik keluar dari comfort zone yang telah dihuni selama bertahun-tahun, bahkan selama puluhan tahun.

Kegelisahan itu akan semakin membesar manakala orang merasa dirinya tidak terlibat dalam desain dan penyusunan sistem. Dia merasa kepentingannya belum tentu terakomodasi, karena dirinya belum banyak mendapat kesempatan untuk berpartisipasi dalam pembangunan sistem.

Pada saat sistem telah selesai dibangun, sosialisasi yang intensif juga sangat diperlukan untuk mengurangi timbulnya resistensi. Sangat lumrah bila seseorang takut pada hal-hal baru yang belum diketahuinya. Sosialisasi terhadap sistem yang baru, beserta informasi terhadap konsekuensi-konsekuensi yang timbul dari sistem yang baru sangat penting untuk membuat sistem dapat diterima secara luas oleh karyawan dan berujung  pengaplikasiannya dapat berjalan lancar.

Perubahan adalah sebuah keniscayaan untuk perusahaan yang ingin senantiasa berkembang. Namun perubahan itu perlu didahului dengan persiapan matang. Melibatkan perwakilan personil-personil dari setiap direktorat dalam sebuah tim ad-hoc untuk menelaah desain sistem yang baru -- adalah salah satu kiat untuk membuat sistem baru akan dipelajari oleh semua lini perusahaan sehingga tidak menimbulkan kekagetan saat diterapkan. Evaluasi yang cermat terhadap kinerja sistem-sistem pendukung dari sistem yang baru sangat dibutuhkan untuk menghindari terjadinya hambatan yang tidak terduga akibat kurang siapnya komponen-komponen pendukung yang vital bagi kelancaran sistem baru (Undil, Juni 2014).

gambar diambil dari  guncelkpssbilgi.com