Bila Shinichi Kudo bertanya pada Pinky darimana dia belajar Kaizen, pastilah dia malah kaget. Apa itu kaizen? Makanan lezat sejenis shabu-shabu-kah? Ha ha...nggak ding! Pinky pernah mendengar tentang kaizen. Namun yang dia tahu sebatas kaizen adalah manajemen ala Jepang. Tidak lebih dari itu. Pinky tidak tahu jika perbaikan-perbaikan kecil yang dilakukan terus-menerus hingga proses kerja menjadi jauh lebih efektif & efisien -- yang selama ini dia lakukan -- termasuk kaizen juga.
^_^
Agenda Meeting
Pertamakali mengirim undangan via email kepada beberapa departemen, Pinky hanya mencantumkan bahwa meeting dimulai pkl. 07.15 tanpa urutan agenda acara konsultasi. Akibatnya personil dari departemen yang mendapat giliran pembahasan terakhir harus menunggu berjam-jam hingga gilirannya datang.
Menyadari keluhan dari beberapa manajer yang sering mendapat giliran terakhir sehingga harus menghabiskan waktunya yang sangat berharga untuk menunggu giliran meeting, Pinky memutuskan untuk membuat jadwal tentatif. Berkat jadwal itu setiap personil departemen datang tepat pada saat gilirannya tiba, sehingga dia tidak membuang-buang waktu.
Nama Departemen pada Jadwal Tentatif
Mulanya Pinky menulis jadwal tentatif berupa jam dan nomor kasus tanpa keterangan apapun. Orang harus tahu nomor kasusnya untuk mengetahui jam konsultasi. Nomor kasus ditempatkan Pinky pada file excel di attachment e-mail. File tersebut adalah tabel yang berisi nomor kasus, judul kasus yang dibahas dan departemen yang terkait.
Kemudian Pinky memperbaiki jadwal dengan menambahkan jenis kasus dan nama departemen pada jadwal konsultasi sehingga orang dapat dengan cepat mengetahui jam konsultasi tanpa harus membuka attachment. Pinky juga melengkapi tabel pada attachment dengan ringkasan semua masalah yang akan dikonsultasikan hari itu. Dengan tabel itu pihak-pihak terkait diluar departemen yang mengajukan konsultasi akan memiliki gambaran topik-topik yang akan dibicarakan pada saat konsultasi.
Ringkasan Setiap Kasus
Belakangan Pinky maju lebih jauh lagi. Dia membuat ringkasan terpisah untuk setiap kasus yang dikonsultasikan, mulai dari uraian kasus, rekomendasi penyelesaian sampai ke notulen meeting konsultasi yang telah dilakukan. Berbekal ringkasan tersebut Pinky dapat dengan mudah memantau perkembangan proses penyelesaian kasus. Dia juga dapat dengan rutin mengecek ke setiap departemen tentang progress dari penyelesaian kasus mereka. Karena ringkasan tersebut langsung diketik pada saat meeting, Pinky tidak perlu bekerja dua kali untuk membuatnya. Paling lambat sehari setelah meeting, Pinky mengirimkan ringkasan kasus pada departemen yang harus menindaklanjuti.
Informasi Close
Banyaknya telepon masuk yang menanyakan apakah kasus mereka telah dinyatakan close membuat Pinky berinisiatif menginformasikan kasus yang telah close lewat email. Dengan informasi tersebut setiap departemen langsung tahu bahwa kasusnya telah close dan sekaligus mengurangi waktu yang dihabiskan Pinky untuk menjawab telepon.
Reminding
Pada awalnya Pinky mengirim reminding kasus-kasus yang masih menggantung penyelesaiannya secara terpisah. Dikirimnya satu persatu lewat e-mail, permintaan untuk segera menyelesaikan kasus tersebut. Akibatnya orang harus mengecek e-mail dari Pinky satu persatu untuk mengetahui apakah kasusnya sudah close atau masih harus ditindaklanjuti.
Seringnya orang datang ke kantornya untuk printing list kasus membuat Pinky berinisiatif mengirimkan list kasus tiap akhir bulan. List tersebut dilengkapi dengan status penyelesaian kasus --- sudah close atau masih in process -- beserta nama penanggung jawab penyelesaiannya. Kini semua departemen tahu kasus-kasus yang telah close dan yang masih harus ditindaklanjuti hanya dengan melihat list-nya tanpa harus menelpon Pinky atau mengecek e-mail satu persatu.
Subyek email
Banyaknya email yang masuk ke mailbox setiap orang membuat Pinky merasa harus mempertajam subyek email. Bila sebelumnya Pinky hanya menulis “Meeting Kasus”, sekarang ditulisnya lebih spesifik “Meeting Kasus No. 351; 365; 378; 379”. Hanya dengan membaca subyek email orang langsung tahu isi email tersebut, sehingga Pinky membantu para “klien-nya” menghemat waktu pencarian email di tengah belantara segala macam email yang membanjiri mailbox mereka.
^_^
Bila Shinichi Kudo bertanya pada Pinky darimana dia belajar Kaizen, pastilah dia malah kaget. Apa itu kaizen? Makanan lezat sejenis shabu-shabu-kah? Ha ha...nggak ding! Pinky pernah mendengar tentang kaizen. Namun yang dia tahu sebatas kaizen adalah manajemen ala Jepang. Tidak lebih dari itu. Pinky tidak tahu jika perbaikan-perbaikan kecil yang dilakukan terus-menerus hingga proses kerja menjadi jauh lebih efektif & efisien -- yang selama ini dia lakukan -- termasuk kaizen juga.
Pinky lebih banyak belajar dari pengalaman dan dari saran-saran orang disekitarnya daripada dari buku. Menurutnya istilah untuk hal-hal yang dia lakukan bukanlah hal yang penting. Kaizen merupakan keunggulan Jepang di bidang manajemen yang membuatnya mampu menghasilkan produk-produk secara massal dengan harga murah namun berkualitas tinggi -- berbeda dengan perusahaan-perusahaan Amerika yang lebih mengandalkan inovasi-inovasi baru.
^_^
Agenda Meeting
Pertamakali mengirim undangan via email kepada beberapa departemen, Pinky hanya mencantumkan bahwa meeting dimulai pkl. 07.15 tanpa urutan agenda acara konsultasi. Akibatnya personil dari departemen yang mendapat giliran pembahasan terakhir harus menunggu berjam-jam hingga gilirannya datang.
Menyadari keluhan dari beberapa manajer yang sering mendapat giliran terakhir sehingga harus menghabiskan waktunya yang sangat berharga untuk menunggu giliran meeting, Pinky memutuskan untuk membuat jadwal tentatif. Berkat jadwal itu setiap personil departemen datang tepat pada saat gilirannya tiba, sehingga dia tidak membuang-buang waktu.
Nama Departemen pada Jadwal Tentatif
Mulanya Pinky menulis jadwal tentatif berupa jam dan nomor kasus tanpa keterangan apapun. Orang harus tahu nomor kasusnya untuk mengetahui jam konsultasi. Nomor kasus ditempatkan Pinky pada file excel di attachment e-mail. File tersebut adalah tabel yang berisi nomor kasus, judul kasus yang dibahas dan departemen yang terkait.
Kemudian Pinky memperbaiki jadwal dengan menambahkan jenis kasus dan nama departemen pada jadwal konsultasi sehingga orang dapat dengan cepat mengetahui jam konsultasi tanpa harus membuka attachment. Pinky juga melengkapi tabel pada attachment dengan ringkasan semua masalah yang akan dikonsultasikan hari itu. Dengan tabel itu pihak-pihak terkait diluar departemen yang mengajukan konsultasi akan memiliki gambaran topik-topik yang akan dibicarakan pada saat konsultasi.
Ringkasan Setiap Kasus
Belakangan Pinky maju lebih jauh lagi. Dia membuat ringkasan terpisah untuk setiap kasus yang dikonsultasikan, mulai dari uraian kasus, rekomendasi penyelesaian sampai ke notulen meeting konsultasi yang telah dilakukan. Berbekal ringkasan tersebut Pinky dapat dengan mudah memantau perkembangan proses penyelesaian kasus. Dia juga dapat dengan rutin mengecek ke setiap departemen tentang progress dari penyelesaian kasus mereka. Karena ringkasan tersebut langsung diketik pada saat meeting, Pinky tidak perlu bekerja dua kali untuk membuatnya. Paling lambat sehari setelah meeting, Pinky mengirimkan ringkasan kasus pada departemen yang harus menindaklanjuti.
Informasi Close
Banyaknya telepon masuk yang menanyakan apakah kasus mereka telah dinyatakan close membuat Pinky berinisiatif menginformasikan kasus yang telah close lewat email. Dengan informasi tersebut setiap departemen langsung tahu bahwa kasusnya telah close dan sekaligus mengurangi waktu yang dihabiskan Pinky untuk menjawab telepon.
Reminding
Pada awalnya Pinky mengirim reminding kasus-kasus yang masih menggantung penyelesaiannya secara terpisah. Dikirimnya satu persatu lewat e-mail, permintaan untuk segera menyelesaikan kasus tersebut. Akibatnya orang harus mengecek e-mail dari Pinky satu persatu untuk mengetahui apakah kasusnya sudah close atau masih harus ditindaklanjuti.
Seringnya orang datang ke kantornya untuk printing list kasus membuat Pinky berinisiatif mengirimkan list kasus tiap akhir bulan. List tersebut dilengkapi dengan status penyelesaian kasus --- sudah close atau masih in process -- beserta nama penanggung jawab penyelesaiannya. Kini semua departemen tahu kasus-kasus yang telah close dan yang masih harus ditindaklanjuti hanya dengan melihat list-nya tanpa harus menelpon Pinky atau mengecek e-mail satu persatu.
Subyek email
Banyaknya email yang masuk ke mailbox setiap orang membuat Pinky merasa harus mempertajam subyek email. Bila sebelumnya Pinky hanya menulis “Meeting Kasus”, sekarang ditulisnya lebih spesifik “Meeting Kasus No. 351; 365; 378; 379”. Hanya dengan membaca subyek email orang langsung tahu isi email tersebut, sehingga Pinky membantu para “klien-nya” menghemat waktu pencarian email di tengah belantara segala macam email yang membanjiri mailbox mereka.
^_^
Bila Shinichi Kudo bertanya pada Pinky darimana dia belajar Kaizen, pastilah dia malah kaget. Apa itu kaizen? Makanan lezat sejenis shabu-shabu-kah? Ha ha...nggak ding! Pinky pernah mendengar tentang kaizen. Namun yang dia tahu sebatas kaizen adalah manajemen ala Jepang. Tidak lebih dari itu. Pinky tidak tahu jika perbaikan-perbaikan kecil yang dilakukan terus-menerus hingga proses kerja menjadi jauh lebih efektif & efisien -- yang selama ini dia lakukan -- termasuk kaizen juga.
Pinky lebih banyak belajar dari pengalaman dan dari saran-saran orang disekitarnya daripada dari buku. Menurutnya istilah untuk hal-hal yang dia lakukan bukanlah hal yang penting. Kaizen merupakan keunggulan Jepang di bidang manajemen yang membuatnya mampu menghasilkan produk-produk secara massal dengan harga murah namun berkualitas tinggi -- berbeda dengan perusahaan-perusahaan Amerika yang lebih mengandalkan inovasi-inovasi baru.
0 komentar:
Post a Comment